كيفية أتمتة تأهيل الموظفين الجدد بسرعة وبأكثر الطرق فعالية

عادة ما تستغرق عملية تأهيل الموظفين الجدد شهور طويلة بعد تعيين أي موظف جديد، مما يشكل تحدياً للشركات وفريق الموارد البشرية بالأخص. وذلك من أجل مساعدة الموظفين الجدد على الاندماج بصورة ملائمة مع بيئة العمل. وقد أثبتت إحدى الدراسات التي أجرتها مؤسسة غالوب أن الموظفين الذين يخضعون لبرامج ودورات تأهيل الموظفين الجدد المعدة بإتقان يتمتعون برضا وأمان وظيفي أكثر بـ 2.6 مرة من الموظفين الآخرين. كما تقل نسبة تركهم للعمل أو تقديم الإستقالات من قبلهم. لذا، فإن تأهيل الموظفين الجدد يعد من ضروريات وأساسيات أي شركة وناجحة وليس خياراً متاحاً عند الضرورة فقط.

من ناحية آخرى، فإن الوقت والجهد الذي يستغرقه تأهيل كل موظف جديد على حدى يستنزف الكثير من موارد الشركة ويكون من الصعب تحقيقه. لكن ليس بعد ظهور التقنيات الحديثة، والتي ساعدت المؤسسات والشركات على جعل عملية تأهيل الموظفين الجدد أسهل وأقل تكلفة بل وأفضل جودة من قبل.

يقدم لك هذا الدليل الشامل كل ما تحتاج لمعرفته عن أتمتة وحوسبة تأهيل الموظفين الجدد، ويشمل:

• مفهوم تأهيل الموظفين الجدد
• مميزات تأهيل الموظفين الجدد
• خطوات تأهيل الموظفين الجدد
• برنامج تأهيل الموظفين- أداة iSpring Learn

مفهوم تأهيل الموظفين الجدد

عملية تأهيل الموظفين الجدد(Onboarding): هي العملية التي يتم من خلالها دمج الموظفين الجدد عاطقياً وسلوكياً وجسدياً في الشركة. وتتضمن الأنشطة والمعلومات التي تمكنهم من اكتساب المعرفة والمهارات والسلوكيات اللازمة ليصبحوا موظفين كفء وفعالين في الشركة.

والسؤال الذي يطرح نفسه هنا، ما هي الأنشطة والمهارات التي تتضمنها عملية تأهيل الموظف الجديد؟ بالتأكيد، لا يوجد إجماع محدد على الأنشطة والمهارات والبرامج التي ينبغي على الشركة إدراجها في برامج وورشات تأهيل الموظفين الجدد. وعادة ما يكون هناك تباين واضح بشأن هذه البرامج في الشركات والمؤسسات المختلفة وذلك لاختلاف طبيعة وأهداف كل شركة. وتحدد الدكتورة تاليا باور من جمعية إدارة الموارد البشرية العناصر الأربعة التي يجب أن يحتوي عليها أي برنامج تأهيل للموظفين الجدد ناجح. وتتضمن هذه العناصر الأربعة ما يلي:

• الامتثال: ويعني تعليم الموظفين الجدد سياسات الشركة الأساسية وأهدافها وقوانينها.
• توضيح المهام والمسؤوليات: وتعني التأكد من أن الموظفين على دراية بمسؤولياتهم وكيفية القيام بدورهم بشكل صحيح.
• التثقيف: يشمل شرح القواعد الرسمية وغير الرسمية للشركة.
• الاتصال والتواصل: يمثل العلاقات مع الزملاء والشعور بالانتماء وبأن الموظف الجديد هو جزء من الفريق.

غالباً ما يبدأ تأهيل الموظفين الجدد قبل انضمامه إلى الشركة، بداية من توزيع الكتيبات والنشرات التي توضح أقسام وأهداف وسياسات الشركة وبيئة العمل قبل استلام العمل. وتشمل كل إجراء خلال تلك الفترة مثل: برامج التوجيه وجداول التدريبات ومؤشرات قياس الأداء وإجراءات التغذية الراجعة الدورية. قد تستغرق عملية تأهيل الموظف الجديد عدة أسابيع أو أكثر، وتبدأ منذ اللحظة التي يقدم الموظف الجديد طلب التوظيف إلى أن يبدأ في مباشرة وظيفته بشكل فعلي. ومع ذلك، كل عمل يستغرق مدة مختلفة من الوقت للتأهيل. إلا أن العديد من المتخصصين يرون أن فترة التأهيل والإعداد ينبغي أن تستمر لمدة ثلاثة أشهر على الأقل كحد أـدنى للموظف الجديد للتعود على المنصب الجديد وتحقيق النجاح. ومن فوائد عملية التأهيل أنها تقلل الوقت لتحقيق الإنتاجية الكاملة وزيادة عائد الاستثمار للشركة.

مميزات أتمتة تأهيل الموظفين الجدد

تعد عملية تأهيل وإعداد الموظفين الجدد عملية شاملة، وتساعد الموظف على إدارة وتطوير تواصله مع زملائه في العمل، كما تنمي التعاون وروح العمل بالفريق. وبالتالي فإنها تعمل على تحسين تجربة الموظف من خلال الإعداد الفعال الذي يعد الموظف لخوض تجربة الاندماج في الشركة وتشرب ثقافة الشركة لضمان الحصول على أفضل تجربة للموظف والعلامة التجارية. ومن ناحية أخرى، يعمل تأهيل الموظفين الجدد على تقليل معدل التسرب من الشركة وفقدان الكفاءات والأيدي الماهرة حيث تهيئ البيئة المناسبة للموظف للعمل والنمو وبناء الثقة بينه وبين الشركة. كما أنها تساعد على جذب المواهب والكفاءات بكل سهولة للانضمام إلى الشركة، لأنها توفر بيئة عمل جذابة تشجع وتدعم المواهب الشابة والصاعدة من أجل اكتساب الخبرات والاندماج في سوق العمل.

وفقاً لبعض الدراسات، فإن الموظفين الذين خضعوا لتأهيل قبل التوظيف كانوا ملتزمين أكثر بنسبة 18 مرة تجاه شركتهم ولديهم رضا وظيفي أكثر بنسبة 30 مرة. لذا، تبذل المؤسسات كل ما في وسعها لإنشاء تجربة تأهيل فعالة للموظفين. ولكن كيف تتناسب أتمتة تأهيل الموظفين مع كل هذا؟

التقليل من الأخطاء والمخاطر

قد تؤدي بعض الغفوات والأخطاء البسيطة إلى مخاطر أمنية خطيرة مثل: منح الموظفين الجدد إمكانية الوصول إلى المستندات السرية. ويمكنك التقليل من مخاطر هذه الأخطاء من خلال أتمتة عملية التأهيل، مما يساعد الشركة على منع الانتهاكات والمحافظة على الملفات الهامة.

توفير الوقت والجهد

تعمل أتمتة تأهيل الموظفين على تقليل المهام اليدوية المتكررة التي يتعين على متخصصي الموارد البشرية والموظفين الجديد تنفيذها. وبالتالي، يمكنهم استغلال الوقت في إنجاز الأعمال الأكثر أهمية.

تعزيز مشاركة الموظفين

تعمل أتمتة تأهيل الموظفين على تسهيل عملية التوظيف وإزالة الإحباطات الشائعة ونقاط الضعف. ونتيجة لذلك، يتمتع الموظفون الجدد بتجربة تأهيل أفضل ويشعرون بمزيد من التفاعل منذ يومهم الأول.

سهولة إدارة البيانات

يعمل أتمتة تأهيل الموظفين الجدد وبرامج التدريب على تسهيل تخزين بيانات الموظفين الأساسية وتتبعها. وبالتالي يصبح الوصول إلى هذه البيانات أكثر سهولة ويتم تقليل خطر فقدانها.

تقليل التكاليف

تعمل أتمتة البرامج والتدريبات على تقليل التكاليف والعمليات اليدوية، مثل إدخال البيانات والوثائق الورقية، وبالتالي يوفر على الشركة التكاليف المرتبطة بها.

خطوات فعالة لبناء عملية تأهيل الموظفين الجدد

يشكل التدريب الجزء الأهم والأكبر في مرحلة تأهيل الموظفين الجدد، لكنه في المقابل يستغرق الكثير من الوقت والجهد في التنفيذ التقليدي. لذا، فإن خطوات تدريب الموظفين الجدد باستخدام البرامج والحوسبة والانترنت تعد أسهل وأوفر بكثير بالنسبة للشركات. وهي تشمل أربعة مراحل أساسية:

الخطوة الأولى: بناء برنامج تدريب الموظفين الجدد

يتسم محتوى برنامج تدريب الموظفين الجدد بالمرونة، ولكن يمكن تقسيمه بشكل عام إلى قسمين رئيسيين:

• التدريب العالمي لجميع الموظفين الجدد: يشتمل هذا النوع على دليل الموظف وفي العادة يكون على شكل كتيبات وإرشادات عن الشركة. ومن الممكن أن يشمل معلومات وبيانات حول ثقافة الشركة ورسالتها، وفريق الإدارة الأساسي، والقواعد واللوائح المهمة، وما إلى ذلك.
• تدريب محدد لدور الموظف: يشتمل على التدريب الأساسي على النشاطات والأعمال والأنظمة الأساسية لمنصب معين.

مما لا شك فيه أن تأهيل وتدريب كل موظف جديد وجهاً لوجه قد يستغرق وقتاً طويلاً وتكلفة كبيرة. وبالأخص في حال كانت المنظمة كبيرة وتحتاج إلى توظيف الموظفين واستبدالهم بشكل دوري. لهذا السبب تقوم العديد من المؤسسات بنقل برامج تدريبات وأنشطة تأهيل الموظفين الجدد أو على الأقل جزء من هذه العملية إلى البرامج المحوسبة أو عبر الإنترنت.

إن برنامج التدريب غير المتزامن للموظفين الجدد الذي يستخدم التعلم الإلكتروني له فوائد عديدة، أبرزها أنه متاح عند الطلب، بحيث يمكن الوصول إليه في أي وقت. كما أنها قابلة لإعادة الاستخدام، مما يعني إنشاء دورة تدريبية مرة واحدة وتقديمها لجميع الموظفين الجدد وتحديثها حسب الحاجة بأقل جهد. كما أنه قابل للتخصيص، بحيث يمكنك إنشاء إصدارات أو مسارات متعددة لأنواع مختلفة من الموظفين.

الخطوة الثانية: إنشاء مواد تعليمية

إذا كنت لا تزال مبتدئاً في تأليف وصناعة محتوى التعليم الإلكتروني، فقد يبدو إنشاء دورة تدريبية تأهيلية مهمة صعبة للغاية تتطلب التعاقد مع مطور دورة تدريبية محترف. ومع ذلك، باستخدام أدوات تأليف التعليم الإلكتروني الحديثة، يمكنك إنشاء دورات عبر الإنترنت بنفسك وبكل سهولة. على سبيل المثال، باستخدام iSpring Suite، يمكنك إنشاء دورات تدريبية رائعة وجذابة، حتى بدون وجود خلفية تعليمية إلكترونية. لإنها تعتبر حزمة أدوات تأليف وكتابة كاملة المواصفات وسهلة الاستخدام تتيح لك إنشاء دورات تدريبية قائمة على الشرائح واختبارات ومقاطع فيديو تدريبية ولقطات للشاشة ومحاكاة لعب الأدوار ووحدات التعلم المصغر التفاعلية. ومن الأمثلة على مكونات إعداد الدورات والورشات التي يمكن إنشاؤها باستخدام iSpring Suite، وتقديمها للموظفين الجدد الكترونياً:

• الفيديو
• الدورات القائمة على الشرائح
• الإختبارات
• وحدات تفاعلية

الخطوة الثالثة: إعطاء الموظفين نسخة من المحتوى

بعد إعداد الدورات التدريبية لتأهيل الموظفين الجدد، ستحتاج الشركة بلا شك إلى عرض وتعليم الموظفين الجدد محتوى هذه الدورات. وبالتالي، فإن نظام إدارة التعلم (LMS) يعد الحل المثالي في هذه الحالة. صُمم نظام إدارة التعلم (LMS) لتسهيل عملية التدريب المبرمجة وتسهيل عملية تأهيل وتدريب الموظفين في الشركات. حيث أنه باستخدام أداة تدعم نظام إدارة التعلم (LMS) مثل iSpring Learn، يمكنك إنشاء دورات التعلم الإلكتروني لتأهيل للموظفين بسرعة وسهولة ومن ثم تقديمها عبر الإنترنت، لتمكين توصيلها إلى الموظفين الجدد. وتعد من الوسائل المثالية لشرح بعض المواضيع مثل: ثقافة الشركة ورسالتها وقيمها الأساسية.

ومن أهم مميزات استخدام أداة iSpring Learn أنها تمكن الموظفين من الوصول إلى التدريبات والدورات بسهولة عبر الإنترنت في أي وقت وفي أي مكان. أما بالنسبة لتجربة الهواتف المحمولة، فهو يحتوي على تطبيق أصلي يسمح أيضًا بالوصول إلى الدورات التدريبية دون الاتصال بالإنترنت.

الخطوة الرابعة: التقييم والتحسين

بالتأكيد، لا جدوى من إنشاء برنامج ودورات تدريبية لتأهيل الموظفين الجدد بشكل رائع وتنفيذ هذه البرامج إذا لم تتم تتبع مدى فعالية وجدوى هذا البرنامج. ومن المؤكد أن لا يكون كل شيء مثالي من المرة الأولى، ولكن باستخدام المقاييس من نظام إدارة التعلم الخاص بك جنبًا إلى جنب مع الدراسات الاستقصائية والتقييمات، يمكنك البدء في قياس مدى فعالية برنامجك وتنفيذ عملية التحسين المستمر.

تتنوع مقاييس نظام إدارة التعلم LMS الرئيسية التي يمكنك استخدامها في تتبع برامج الإعداد الخاصة بك، مثل: معدلات النجاح في الاختبارات، ومعدلات إكمال الدورة التدريبية لتأهيل الموظف الجديد، ونسب الإكمال. في حال استخدمت جميع هذه المقاييس، فإنك بالتأكيد ستحصل على تقرير شامل ومتكامل عن مدى فعالية برنامجك ومدى قبوله وتفاعل الموظفين الجديد معه.

أفضل برنامج تأهيل الموظفين- أداة iSpring Learn

إن 98% من المؤسسات الكبيرة، و96% من الشركات متوسطة الحجم، و80% من الشركات الصغيرة يستخدمون نظام إدارة التعلم (LMS) لتقديم التدريبات والدورات وورش العمل لموظفيها، وفقاً لتقرير أعدته Training Mag. ونظرًا لأن نظام إدارة التعلم (LMS) يُعد بالفعل أداة متكاملة لغالبية المؤسسات، فمن الطبيعي استغلاله وادارجه في أتمتة عملية تأهيل الموظفين الجدد في أي شركة. ولذا الغرض أعددنا أداة iSpring Learn الشاملة، والتي تحتوي على مجموعة واسعة ومميزة من الميزات والأدوات لهذا الغرض. دعونا نلقي نظرة على ما تقدمه أداة iSpring Learn LMS فيما يتعلق بتأهيل الموظفين بسهولة وسرعة وفعالية:

مسارات ودورات التعلم الشخصية

يمكنك عمل وإطلاق دورات تعليمية مخصصة للموظفين الجدد بناءً على منصبهم الحالي أو مستوى أقدميتهم أو مستوى الفريق الذي سيعملون معه حالياً. ويمكن أن تشتمل هذه الدورات على الدورات والكورسات التدريبية عبر الإنترنت وجلسات VILT وحتى الاجتماعات وجهًا لوجه. ببساطة، يمكن للموظفين متابعة الدورة التعليمية أو مسار التعلم، وإكمال المهام والمراحل بالترتيب. ومن خلال وجود كل عنصر من عناصر التأهيل في مسار تعليمي أو دورة تعليمية واحدة، يمكن للموظفين الجدد التعلم والاطمئنان إلى أنهم لن يفوتوا المهام المهمة. ولا يحتاج المديرون إلى مراقبتهم باستمرار.

أما عن طريقة عمل مسارات ودورات التعلم الشخصية والذاتية، فإنها تتم بسهولة كالتالي: في اليوم الأول للموظف، تتم إضافة الموظف الجديد إلى مجموعة التوظيف الجديدة في نظام إدارة التعلم (LMS)، وسيقوم النظام تلقائيًا بتسجيله في مسار التعلم أو الدورة التدريبية ذي الصلة بتخصصه ومستوى خبرته وما إلى ذلك. وبكل بساطة، يتعين بعدها على الموظف تسجيل الدخول إلى المنصة للوصول إلى خطة التدريب التأهيلي الخاصة بهم.

إشعارات المنصة الآلية

يمكنك تفعيل تلقي الإشعارات تلقائياً باستخدام iSpring Learn، بحيث يتمكن الموظفون الجدد من الحصول على إشعارات وتذكيرات لإكمال الدورات التدريبية أو حضور جلسات تأهيل الموظفين الجدد. كما أن هذه الخاصية تتكامل مع العديد من أدوات الشركة الحالية، مثل برامج مؤتمرات الفيديو ومنصات الموارد البشرية والتقويمات.

الأسئلة الشائعة الآلية

في البداية، يكون الموظف الجديد لم يألف بيئة العمل بعد ولم يتعرف بشكل كافي على الشركة ومتطلبات منصبه الجديد وما إلى ذلك. ومن البديهي أن كل شركة ترغب في التأكد من حصول موظفيها الجدد على الدعم الكافي والمعلومات اللازمة خلال الأسابيع أو الأشهر القليلة الأولى. ومن ناحية أخرى، فإن الإجابة على أسئلة الموظفين المبتدئين الشائعة يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً للغاية بالنسبة للمديرين وموظفي الموارد البشرية للرد عليها.

ولكنك باستخدام أداة iSpring Learn، يمكنك أتمتة وبرمجة هذه الردود من خلال بناء قاعدة معرفية داخلية داخل النظام الأساسي. مما يمكن الموظفين الجدد من الوصول التلقائي إلى موارد التدريب، مثل الأسئلة الشائعة حول الإعداد التفاعلي كل ما يتعلق بدورات تأهيل الموظفين.

كما تعد قاعدة معلومات iSpring Learn أيضًا مكانًا ممتازًا لتخزين جميع المستندات والسياسات التي قد يحتاجها الموظفون أثناء عملية التأهيل والإعداد. وبذلك، يمكنك تقليل أعباء عمل المديرين وأتمتة الإجابات على أسئلة الموظفين الجدد الشائعة.

تقارير نظام إدارة التعلم LMS

توفر تحليلات منصة iSpring للمدراء وفرق الموارد البشرية على الدوام بيانات دقيقة وشاملة. حيث يمكن لموظفي ومسؤولي الموارد البشرية سحب تقارير مخصصة لمراقبة تقدم الموظف على المستوى الفردي والجماعي، والتأكد من إكمال جميع الموظفين الجدد عملية التأهيل والإعداد المتكاملة. ويضمن إعداد التقارير أيضًا قيام الموظفين الجدد بإكمال جميع التدريبات والمهام الإلزامية والامتثال التام والإلتزام بحلول الموعد النهائي لإنهاء الدورة التأهيلية. مما يضمن تقليل المخاطر الأمنية وحوادث مكان العمل، وبالتالي يشكل نقطة هامة لدى المدراء والمسؤولين. باختصار إن iSpring Learn LMS هي أداة بسيطة ولكنها قوية لأتمتة التأهيل والإعداد للموظفين الجدد. لأنها تعمل على أتمتة عمليات الإعداد والتأهيل الرقمية والمختلطة، مما يخلق تجربة سهلة ورائعة لكل من الموظفين وموظفي الموارد البشرية.

عادة ما تكون عملية تعيين موظف جديد عبء على إدارة الشركة وفريق الموارد البشرية وحتى على أعضاء الفريق في القسم نفسه. لأنها تتطلب خطوات وإجراءات دقيقة متتابعة ودورات تأهيلية متخصصة. وإذا ما تم تجاهل أو نسيان إحدى هذه الخطوات فإن ذلك قد يعرض الشركة لمشكلات كبيرة في بعض الأحيان. ومع ذلك، يمكنك الآن إنشاء هذه الدورات التأهيلية ومتابعتها بشكل أكثر كفاءة مع ترشيد استخدام موارد الشركة بالطريقة التي تضمن لك سريان الأمور بالشكل المطلوب.

يمكنك الآن استخدام أداة التأليف iSpring Learn LMS لإنشاء محتوى دورات الاعداد والتأهيل للموظفين الجدد الإلكترونية. حيث تمكنك من إنشاء محتوى الدورة التأهيلية بسهولة، وإعداد التقارير المفصلة، والتدريب الآلي للموظفين، وإداراة التدريب الذكية، ومتابعة تفاعل الموظفين. بالإضافة إلى إعداد دورات تأهيل الموظفين الجدد، يمكنها أن تساعدك أيضاً في تدريب الامتثال، والتدريب على المنتجات، والتدريب على المبيعات، وتقييم أداء الموظفين، وتدريب الشركاء والعملاء. يمكنك الآن إنشاء أول دورة تدريبية لتأهيل الموظفين الجدد عبر الإنترنت مع نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا من iSpring Learn.

خاتمة

بدءًا من تقليل معدل دوران وتسرب الموظفين إلى تعزيز الإنتاجية، تؤثر تجربة الإعداد والتأهيل الإيجابية على الشركات بشكل كبير. لذا، فإن أتمتة العمليات والدورات توفر لأصحاب العمل وأصحاب الشركة وسيلة رائعة لتبسيط المهام. مما يؤدي إلى إنشاء نهج تأهيل فعال يهيئ الموظفين الجدد لتحقيق النجاح منذ اليوم الأول. هل تبحث عن أداة أتمتة قوية من أجل إنشاء دورات تأهيل الموظفين الجدد عبر الانترنت؟ قم بتجربة iSpring Learn LMS. قم بالتسجيل للحصول على العرض التوضيحي لنظام إدارة التعلم (LMS) الآن لترى كيف يمكنه أن يحدث ثورة في عملية تأهيل الموظفين في مؤسستك. يمكنك الاستفادة الآن من الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا من iSpring Learn. حيث يمكنك تجربة جميع وظائف منصة التعليم وتجربة ماهية التعليم والتدريب الالكتروني وإنشاء أول دورة تأهيل للموظفين الجدد في شركتك على المنصة.

قم بالتواصل معنا إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة في استخدام أداة iSpring Learn LMS، أو استخدام مميزات المنصة في تطوير أول دورة تأهيل للموظفين الجدد في شركتك. حيث يوجد فريق دعم محترف على مدار الساعة لمساعدتك على التسجيل والعمل على المنصة بطريقة سهلة وآمنة.