ما هو الهيكل التنظيمي للشركة وكيفية بنائه؟
46 دقيقة
7 مشاهدة
يعد الهيكل التنظيمي مفهومًا مهمًا للشركات والمؤسسات بشكل خاص. حيث ينبغي على كل شركة تهتم بعملية التطوير والتنمية أن تعرف ماهية الهيكل التنظيمي وكيفية تنفيذه. يعد الهيكل حلاً ضروريًا في الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم لأن إدارة الموظفين والأعمال فيها تكون أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال، يعد الهيكل التنظيمي حلاً مثاليًا لشركة تصنيع تضم العديد من الموظفين بحيث يحسن بشكل كبير من سير العمل وإدارة جميع الوحدات.
سنناقش أدناه بمزيد من التفصيل ماهية الهيكل التنظيمي، وكيف يتكامل الهيكل التنظيمي مع نظام إدارة التعلم وما هي الأشكال التي يمكن أن يتخذها الهيكل التنظيمي، وكيفية تصميم الهيكل التنظيمي.
ما هو الهيكل التنظيمي للشركة؟
يعتبر الهيكل التنظيمي للشركة بمثابة أسلوب تنظيمي يتضمن عناصر مختلفة: الأقسام في الشركة والمناصب والوحدات التنظيمية. كما يتضمن أيضًا الروابط بينهما، مثل تقسيم المسؤوليات، والسلطات، وتدفق المعلومات، والتسلسل الهرمي وغيرها. تحدد الهياكل التنظيمية نطاق مسؤوليات الموظف وتسهل الحفاظ على النظام في الموارد البشرية. وأهم خصائص الهيكل التنظيمي هي المركزية والتخصص وإضفاء الطابع الرسمي والتسلسل الهرمي.
يساعد الهيكل التنظيمي الشركات في التنظيم حيث يمكن من خلاله تحديد الإدارات والوظائف التابعة للمؤسسة، ووضع تسلسل مناسب لأداء المهام والمسؤوليات لمساعدة فريق العمل على فهم طبيعة عملهم وحدود المسؤوليات الخاصة بكل موظف. كما يساعد الفريق على التواصل بفعالية وفقاً للتسلسل الهرمي للوظائف فمن خلاله يتم تحديد مسارات الاتصال الرسمية وغير الرسمية بين العاملين، مما يعزز التعاون ويقلل من النزاعات ويضمن أن المعلومات تنتقل بشكل فعال داخل المؤسسة.
إن الهيكل التنظيمي يساعد المؤسسات على العمل باحترافية، ويسّهل من عملية تتبع العمل واكتشاف المشكلات والأخطاء ومعالجتها بشكل سريع وتجنب الكثير من المشاكل. إن مرونة الهيكل التنظيمي تساعده في التكيف مع التغييرات التي تحدث في بيئة العمل وتتيح تعديل الأدوار والمسؤوليات عند الحاجة.
لماذا يعتبر الهيكل التنظيمي جزءًا لا يتجزأ من حلول (وظائف) نظام إدارة التعلم
لا يزال التعلم الإلكتروني، إلى حد كبير، مرتبطًا بشكل أساسي بالتدريس المدرسي. وفي الوقت نفسه، يعد التعلم الإلكتروني في الواقع أداة يمكن استخدامها بفعالية في الأعمال التجارية نظرًا لعدد الحلول المتقدمة التي يقدمها. أحدها هو نظام إدارة التعلم LMS ، الذي تتمثل وظيفته الأساسية في تخزين التدريب عبر الإنترنت. قد تغطي هذه الدورات التدريبية أي نطاق من المعلومات، بما في ذلك تلك المفيدة في العمل. ومع ذلك، فإن نظام إدارة التعلم يقدم أكثر من ذلك بكثير، فيمكنه تخزين البيانات أو إعداد الهيكل التنظيمي للشركة أو إجراء تحليلات البيانات. يمكن أن تكون هذه المنصة مكانًا يُمكن للموظفين من خلاله التعرف على الثقافة التنظيمية للشركة. ويساعد نظام إدارة التعلم على تحسين العمليات وتوفير المعلومات للموظفين الذين يشكلون جزءًا من هيكل الشركة. إن أحد أنظمة إدارة التعلم الشاملة في السوق هوiSpring Learn ، والذي يسمح لك بإنشاء هيكل تنظيمي بسرعة وإضافة موظفين إليه. وتكمن ميزة iSpring Learn في سهولة استخدامه، فأنت لا تحتاج إلى أي معرفة تقنية لإنشاء هيكل تنظيمي أو إعداد التعلم الإلكتروني للموظفين.
يمكنك في iSpring Learn إعداد مخطط تنظيمي يوضح الأقسام الموجودة في الشركة ومن يديرها ويعمل فيها. وبفضله، يمكن للموظفين العثور بسرعة على المعلومات اللازمة للتدفق السليم للمعلومات والتعرف على نطاق المسؤوليات. وهذا مفيد بشكل خاص للموظفين الجدد. وفي المقابل، يمكن للمديرين إدارة الموظفين وتقديم التقارير إليهم.
يمكنك بسرعة العثور في iSpring Learn على أهم المعلومات حول الموظف: القسم الذي يعمل فيه، والمنصب، وعنوان البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف. مما يساعد بشكل خاص في حالة التغييرات المتكررة للموظفين. سيؤدي الهيكل التنظيمي لتحسين العمل في الشركة، وسوف تصبح العمليات التجارية أكثر شفافية ووضوحاً.
للعثور بسرعة على موظف في iSpring Learn، ما عليك سوى إدخال اسمه أو منصبه أو قسمه. سيقوم النظام بعرض بطاقة الموظف مع البيانات التي تم إعدادها لعرضها: الاسم وجهات الاتصال والمنصب ومعلومات القسم والمدير.
تتيح لك iSpring Learn أيضًا إخفاء الأقسام. يمكن إخفاء الأقسام عن الوحدات المحددة وعن كافة المستخدمين. يكون هذا مفيدًا، على سبيل المثال، عندما تعتقد الإدارة أن الهيكل التنظيمي للشركة بالكامل لا يحتاج إلى أن يكون مرئيًا للموظفين. لإخفاء الأقسام، ما عليك سوى تحديدها في إعدادات الهيكل.
وهناك أيضاً أداة أخرى مفيدة وهي تعيين الألوان للأقسام. يمكن إعطاء كل واحد منهم لونًا مختلفًا لتسهيل التنقل في المخطط على الفريق. على سبيل المثال: الأزرق – للمبيعات، والأخضر – للمحاسبة. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك نظام إدارة التعلم (LMS) تعيين الأدوار والمهام للموظفين ومراقبة تقدمهم. يمكن للمستخدمين الذين لديهم iSpring Learn بالفعل الاستفادة من التحديث المتوفر الآن على النظام الأساسي. وإذا لم يكن لديك البرنامج بالفعل، قم بتنزيل نسخة تجريبية مجانية من iSpring Learn LMS.
أنواع الهياكل التنظيمية وأمثلة عليها
إن الهيكل التنظيمي للشركة هو مفهوم عام يتضمن أنواعًا مختلفة من الهياكل التنظيمية. ويعتمد اختيار النوع المناسب من الهيكل التنظيمي على احتياجاتك الفردية. ومن المهم أن تتذكر أن هناك حاجة إلى أنواع مختلفة من القيادة في الهياكل المختلفة. فيما يلي الهياكل التنظيمية التقليدية:
الهيكل التنظيمي المسطح (التنظيم المسطح)
إنه الهيكل التنظيمي الذي يلاءم المؤسسات الصغيرة بشكل كبير. حيث لا توجد مستويات للإدارة هنا، بل يوجد مدير واحد فقط يقدم جميع الموظفين تقاريرهم إليه. ولذلك، يكون للموظفين دور أكبر في صنع القرار، والذي غالبا ما يكون له تأثير تحفيزي. وبالتالي، تكون عملية اتخاذ القرار أقصر وتدفق المعلومات أسرع. إن إدارة الموظفين في حد ذاتها أقل تكلفة في الشركات الصغيرة، ولكن بسبب قلة عدد موظفي الإدارة، تكون السيطرة عليهم أقل. قد يشعر الموظفون أنه ليس لديهم من يلجأون إليه عند ظهور مشاكل أو مخاوف. علاوة على ذلك، وبسبب نقص دور القيادة في المنظمة، يصبح الخط الفاصل بين الموظف والمدير غير واضح. كما أن نظام التحفيز الجيد للموظفين في الهيكل المسطح يعد أمرًا مهمًا لأن فرص الترقية تكون صغيرة.
الهيكل التنظيمي الرأسي أو التنفيذي
في الهيكل التنظيمي الرأسي أو التنفيذي، يزداد عدد المديرين ويكونون مسؤولين عن عدد أقل من الموظفين. يتم الإشراف على المديرين أيضًا من قبل أشخاص من مستوى أعلى. أما عن الإدارة في المنظمة فيتم تعريفها بكل وضوح، بحيث يمكن للإدارة الاستجابة بسرعة وكفاءة للمشاكل الناشئة. من ناحية أخرى، يتم إعاقة الاتصالات وتدفق العمل بشكل كبير في غياب أحد المديرين. يمكن أن يؤدي الهيكل التنظيمي التنفيذي أيضًا إلى حصول الموظفين على معلومات متضاربة وعدم وضوح المسؤوليات.
الهيكل التنظيمي الوظيفي
إنه هيكل تنظيمي يحظى بشعبية كبيرة بين الشركات. يتم تجميع الموظفين حسب مجال نشاطهم أو تخصصهم وفي العمل يركزون على ما هم متخصصون فيه. لكي ينجح هذا النوع من الهيكلية، من المهم أن يكون المدير أيضًا متخصصًا في مجال معين. يجب أن يكون الموظفون قادرين على اللجوء إليه عندما تكون لديهم شكوك ويجب أن يعتبروه بمثابة الإدارة والسلطة العليا. إذا لم يتحقق ذلك، فسيكون من المستحيل إدارة القسم. يمكن أن تحدث بعض مشاكل الاتصال والتواصل أيضًا في هذا الهيكل التنظيمي. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون من الصعب على الموظفين رؤية الهدف العام للشركة لأن أنشطتهم تركز على مجال خبرتهم.
الهيكل التنظيمي المصفوفي
ظهر تنظيم المصفوفة نتيجة للتطور الهائل للتكنولوجيا والتعقيد المتزايد للبيئة. وقد استُخدم هذا النظام في صناعة الطيران منذ خمسينيات القرن الماضي، ويستند تنظيم هذه الصناعات على المشاريع أو التصاميم. واليوم، يُستخدم هذا التنظيم في العديد من الصناعات بما في ذلك البناء والأبحاث والوزارات والمستشفيات. يمكن استخدام هذا التنظيم من قبل الشركات والمؤسسات التي تعمل في بيئات غير مستقرة وغير متوقعة وتساعد مرونة هذا الشكل التنظيمي على التكيف مع البيئة.
تتمثل الفكرة الأساسية لهذا التنظيم في أنه على شكل مصفوفة هندسية (matrix)ذات أبعاد رأسية. في هذا النظام، هناك سلطة وظيفية تنفيذية تمارس من الأعلى إلى الأسفل وسلطة فنية تمارس أفقياً بين مديري المشاريع والإدارات التابعة لهم. ولا تزال الإدارات الرئيسية موجودة وترتبط مباشرة بالمدير العام، مثل الإدارات المدنية والكهربائية والميكانيكية والموارد البشرية والمالية، ولكل منها مدير. وينشأ خط سلطة آخر عندما يكون هناك مديرو مشاريع مرتبطون بالمدير العام (مثل المدارس والمستشفيات والطرق).
في التنظيم المصفوفي، يقوم كل مدير مشروع بإدارة أقسام المشروع وفقًا لاحتياجاته من الموارد البشرية والمالية والمعدات. قد تكون احتياجاته لبعض هذه الموارد مؤقتة حسب مراحل تنفيذ المشروع. وبالتالي، يكون المدير على صلة وثيقة بالتقسيمات الأساسية التي تنسق طلبات مدراء المشاريع من الموارد المتاحة. يؤدي كل مدير مشروع وظائفه الرئيسية، مثل التخطيط والتنظيم والتحفيز والتنسيق والمراقبة، وكأنه شركة مقاولات صغيرة داخل الشركة الأم. كما يعمل مدير المشروع على إعادة الموارد التي لم يعد بحاجة إليها، لتوجيهها إلى مشاريع أخرى تحتاجها. وعند تسليم المشروع، تُعاد جميع الموارد إلى الإدارات أو الأقسام الأساسية، وعادةً ما تتم هذه العملية تدريجياً حسب مراحل إنجاز المشروع.
يخضع العاملون في كل مشروع لسلطة الإدارات الرئيسية في المقر الرئيسي للشركة، حيث توجد أنظمة عمل وتعليمات مشتركة تحكم عمل المرؤوسين وفق تقسيماتهم النوعية. على سبيل المثال، يمارس مدير المالية في المقر الرئيسي سلطته على موظف المالية الذي يعمل في المشروع، بالإضافة إلى خضوع الأخير لسلطة مدير المشروع باعتباره رئيسه المباشر. في هذا التنظيم، يخضع العاملون في المشاريع لنوعين من السلطة: سلطة الإدارات الرئيسية في مركز الشركة وسلطة مدير المشروع. كما يقوم المدير العام بتفويض العديد من صلاحياته لكل من مدراء الإدارات ومدراء المشاريع.
تُعتبر المرونة من أهم مزايا هذا التنظيم، حيث تمنح المؤسسة فرصة التكيف في ظل الظروف غير المتوقعة، خاصة في البيئات غير المستقرة. كما يُسهم في الاستخدام الأمثل للموارد وتوفير الخبرات الفنية في الوقت والمكان المناسبين. يُعتبر التنظيم المصفوفي وسيلة فعالة لإنجاز المشاريع بكفاءة عالية، حيث يسهل عملية الرقابة على الأداء والإنتاج. ومع ذلك، يُنتقد هذا النظام بسبب ازدواجية السلطة، مما يتطلب جهودًا إضافية لتقليل احتمالات الاحتكاك والتضارب بين سلطات مدراء الإدارات الرئيسية ومدراء المشاريع، وذلك من خلال الاجتماعات الدورية.
تصميم الهيكل التنظيمي للشركة باستخدام iSpring Learn LMS
فيما يلي كيفية إعداد هيكل تنظيمي للشركة باستخدام iSpring Learn، ولكي يعمل الهيكل التنظيمي، تحتاج إلى إنشاء أقسام في بوابة التدريب:
1. قبل إطلاق الهياكل التنظيمية، من المفيد تكوين الأقسام في iSpring Learn وتعيين مديرين لها. للقيام بذلك، انتقل إلى علامة التبويب المستخدمون → الأقسام.
إذا كان لديك أقسام تم إعدادها في بوابة التعلم الخاصة بك، فما عليك سوى الانتقال إلى الخطوة الثانية.
2. بشكل افتراضي، لا يمكن للموظفين رؤية قسم “الهيكل التنظيمي” لأنه معطل. لتمكينه، افتح الإعدادات → الميزات → الهيكل التنظيمي → قسم التمكين .
3. عليك أن تقرر ما يظهر على بطاقة المخطط وكيف سيتم ترتيبه على الرسم التخطيطي. للقيام بذلك، انتقل إلى إعدادات المخطط وحدد المعلومات التي سيراها المستخدمون في الأقسام. يمكن ترتيب أقسام المخطط أفقيًا أو رأسيًا.
4. يعرض الهيكل التنظيمي البيانات الخاصة بكل موظف. يمكنك تكوين ما هو مرئي على بطاقتك الشخصية: رقم الهاتف، عنوان البريد الإلكتروني، المنصب، المدير. للقيام بذلك، انتقل إلى إعدادات بطاقة الموظف.
ومن المفترض أن تعرض علامة التبويب الشخصية المعلومات التي يحددها المستخدم في حسابه الشخصي. هناك يمكن للموظف ملء حقل “نبذة عني” ووصف ما يفعله بالضبط وما هي الأسئلة التي يمكن طرحها عليه. إذا لم تكن هناك بيانات كافية على بطاقة المستخدم، فيمكنك إضافتها يدويًا. للقيام بذلك، قم بتحرير الملف الشخصي للموظف في قسم “المستخدمون” .
خاتمة
تعتبر القيادة التنظيمية وإدارة الأعمال من العمليات المعقدة التي تتطلب الكثير من الجهد والتكاليف للشركات الكبيرة والصغيرة على حدٍ سواء. لذلك، يعد الهيكل التنظيمي من الأشياء الضرورية والهامة عندما تتم إدارة العديد من العمليات باستخدام موارد مختلفة وبالأخص كوادر بشرية متنوعة. إن اختيار واستخدام الهيكل التنظيمي الملائم والمناسب يؤدي إلى تحسين تدفق المعلومات وتقسيم المهام وتمكين التخطيط الفعال للعمل. في الآونة الأخيرة، أصبح التعلم الإلكتروني والتطور المستمر للتكنولوجيا بمثابة المنقذ للشركات الحديثة، حيث تقدم حلولًا تكنولوجية سهلة وسريعة، على سبيل المثال: أداة iSpring Learn الإلكترونية. إذا كنت ترغب وتسعى لرقمنة الهيكل التنظيمي لشركتك، يمكنك الآن الاستفادة من النسخة التجريبية المجانية من iSpring Learn . يمكنك أن تحصل عليها وتحاول التعرف على الأقسام وإنشاء هيكل تنظيمي بكل سهولة ودون عناء كوسيلة لمحاكاة الهيكل التنظيمي لشركتك.
