التدريب أثناء العمل 101: بناء موارد بشرية فعالة

هل تدري أن هناك أداة سحرية تمكنك من تحويل إمكانات الموظفين إلى أداء رائع ورفع مستوى المتدربين بسرعة؟ السر ليس تكنولوجيا جديدة؛ بل إنها ممارسة راسخة تُعرف باسم التدريب أثناء العمل أو OJT.

يُطلق على التدريب أثناء العمل عدة أشياء: التعلم العملي، أو التعلم بالممارسة، أو التوجيه الوظيفي. إنه نوع من حلول التدريب وتنمية المهارات التي تتسم بالبساطة الشديدة وغالبًا ما يتم تجاهلها. ستزودك هذه المقالة بشرح شامل للتدريب أثناء العمل (OJT)، بما في ذلك:

• ما هو التدريب أثناء العمل؟
• ما هي أنواع التدريب أثناء العمل؟
• كيف يمكن الاستفادة من التدريب أثناء العمل؟
• كيف يمكنك البدء بالتدريب أثناء العمل؟

ما هو التدريب أثناء العمل؟

التدريب أثناء العمل هو وسيلة للموظفين لتعلم العمليات المتعلقة بالعمل من خلال مراقبة المهام الوظيفية وتنفيذها. ويركز في الأساس على دمج الموظفين في بيئة عملهم اليومية. يكون معظم المشاركين من الموظفين الجدد في دور وظيفي؛ ومع ذلك، يمكن أيضًا استخدام هذه الطريقة كجزء من التناوب الوظيفي الداخلي أو برنامج التدريب المهني.

يُوضع الموظف الجديد في دور وظيفي مع عضو فريق أو قائد من ذوي الخبرة خلال التدريب أثناء العمل. عادةً ما يرافق المتدرب زميله في العمل أو معلمه لمراقبة المهام المنجزة خلال يوم العمل النموذجي. وبعد فترة من الملاحظة والشرح، يُسمح للمتدرب بأداء عمل أو مهمة محددة قام بمراقبتها.

في كثير من الأحيان، تأتي الحاجة إلى التدريب أثناء العمل من داخل الشركة. ولكن هناك أيضًا مراكز عمل أمريكية في الولايات المتحدة تقدم فرص التدريب المهني (OJT) للأشخاص المشاركين في البحث عن عمل. تم تأسيسها بموجب قانون استثمار القوى العاملة، وتمت إعادة تفويضها في قانون ابتكار وفرص القوى العاملة (WIOA) لعام 2014، وهم يعملون مع شركات مختلفة ويساعدونها عند توظيف مرشحين جدد. في ظل ظروف معينة، قد يحصل أصحاب العمل على تعويض للأجور يصل إلى 50٪ من تكاليف توفير تدريب إضافي أثناء العمل للأفراد الذين تم تعيينهم من خلال نظام القوى العاملة العامة.

أنواع التدريب أثناء العمل

يستخدم التدريب أثناء العمل في مختلف المجالات وقد يكون منظمًا أو غير منظم.

التدريب أثناء العمل الغير منظم

في العادة، لا يلتزم بجدول تدريب محدد. حيث يقوم الموظف الجديد بالمراقبة أو العمل جنبًا إلى جنب مع زميل عمل ذي خبرة. يقوم زميل العمل، الذي يقوم بدور المدرب، باختيار المهام والأنشطة الوظيفية التي يريد أن يتعلمها المتدرب. إنه يعمل بشكل أفضل مع المناصب الوظيفية المحدودة في الشركة التي تتطلب من المتدربين أداء مهام محددة جيدًا بطريقة متسقة. على سبيل المثال، إذا قمت بتعيين موظف استقبال لعيادتك الطبية، فأنت بحاجة إلى تعليمه كيفية ملء نموذج العقد، وحساب النقود، والعمل باستخدام برنامج الجدولة. أو، إذا قمت بتعيين عامل صيانة للآلات، فأنت بحاجة إلى شرح كيفية إجراء الاختبارات التشخيصية الأساسية، والتحقق من أداء الجهاز، وفحص أجزاء الجهاز التالفة لتحديد ما إذا كانت الإصلاحات الرئيسية ضرورية أم لا.

التدريب أثناء العمل المنظم

يُصمم ويُقدم بطريقة منهجية محددة جيدًا. وعادةً ما يتضمن جدول تدريب واضحًا يتضمن المهام والتعليمات والجدول الزمني للانتهاء. يقوم كل زميل في العمل بإتباع نفس جدول الأعمال والأنشطة التدريبية لدور وظيفي معين. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء برنامج تعليمي منفصل لجميع موظفي مركز الاتصال أو فريق المبيعات أو جميع العاملين في إنشاء الطرق السريعة.

5 فوائد التدريب أثناء العمل

لنلقي نظرة على كيفية استفادة المؤسسات من برنامج التدريب أثناء العمل المصمم بطريقة جيدة.

• توفير تجربة تعليمية مخصصة. يتعلم الموظفون الجدد كيفية أداء المهام بالطريقة الصحيحة تمامًا لمؤسستك. يمكن أن يساعد ذلك موظفيك الجدد على التخلص من نقاط الضعف لديهم، واكتساب المهارات اللازمة، وفهم قيم الشركة، ويصبحوا منتجين بسرعة أكبر.
• تقليل التكلفة. يُجرى التدريب عادة من قبل زملاء ذوي خبرة في مكان العمل، وليس في قاعات تدريبية. وبما أنه يلغي الحاجة إلى توظيف مدربين خارجيين باهظي الثمن لاستضافة الندوات والدورات التدريبية الأخرى، أو السفر خارج الموقع، فإنه يتطلب الحد الأدنى من النفقات.
• زيادة مشاركة العمال والرضا الوظيفي. وجدت دراسة حديثة أجرتها لينكدإن أن 94% من المشاركين سيبقون في المؤسسة لفترة أطول إذا استثمرت في حياتهم المهنية. وجدت دراسة أخرى أن الموظفين الذين عرض عليهم التدريب أثناء العمل كانوا أكثر سعادة بنسبة 30% في حياتهم المهنية من أولئك الذين لم يتلقوا أي تدريب.
• تطوير تدفق المواهب الداخلية. يمنح هذا النوع من التدريب العاملين ذوي الخبرة لديك الفرصة لتوجيه زملاء العمل الجدد ضمن إطار منظم. يمكن أن يساعدك هذا في إعداد أعضاء الفريق ذوي الأداء العالي للتقدم في المستقبل.
• تقليل معدل الدوران. الموظفون هم أهم الأصول في أي عمل تجاري. قد يكون جذب أفضل المواهب وتوظيفها والاحتفاظ بها أمرًا صعبًا في العديد من أسواق العمل اليوم. يمكن أن يُظهر التدريب للموظفين الجدد والحاليين أنك جاد في خلق فرص عمل طويلة المدى.

طريقة البدء بالتدريب أثناء العمل

بمجرد أن تقرر إنشاء برنامج تدريب أثناء العمل، فهذا الوقت لاستخدام الحل الذي يناسبك بطريقة أفضل. يُعد النهج المنهجي المكون من ست خطوات، مثل النهج الموضح هنا، نموذجًا رائعًا لأي نوع من التدريب.

الخطوة 1: تقييم الاحتياجات

عند تصميم أي نوع من البرامج التعليمية، ابدأ دائمًا وأنت تضع النهاية في مخيلتك. اسأل نفسك:

• ما هي أهداف شركتنا للبرنامج بشكل عام؟
• ما هي الأدوار الوظيفية التي ستستفيد أكثر من التدريب أثناء العمل؟
• ما هي المؤهلات والمعرفة والمهارات الصعبة والناعمة لهذه الأدوار الوظيفية؟
• ما هي الكفاءات أو المعرفة التي يمتلكها الموظفون الجدد عادةً؟
• ما هي المهارات أو المعرفة الجديدة التي نمتلكها عادةً لتعليم موظفينا الجدد؟
• هل يحتاجون إلى أي مهارات إضافية نحتاج إلى تعليمهم إياها؟

بمجرد تحديد احتياجاتك التدريبية الأكثر أهمية، يمكنك البدء في تحديد المعرفة أو الكفاءات المحددة التي يجب أن يتضمنها تدريب التدريب المهني (OJT). وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

الخطوة الثانية: اختيار طريقة التدريب المناسبة

خطوتك التالية هي مطابقة مهام التدريب مع طريقة التدريب المناسبة. فيما يلي بعض تقنيات التدريب الأكثر شيوعًا:

• التدريب / الإرشاد. يعمل المتدربون مباشرة تحت إشراف المدير أو قائد الفريق. ويقدم المدرب أو المرشد حلقة تغذية راجعة بناءة للمتدرب.
• التدريب. غالبًا ما يركز التدريب الداخلي على الجوانب النظرية والعملية للدور الوظيفي ويمكن أن يكون موجودًا بشكل أساسي لأغراض المراقبة.
• نظام الأقران. يقوم هذا النظام بإقران المتدرب مع أحد أعضاء الفريق في نفس المستوى، بدلاً من القائد. تمنح هذه الطريقة للمتدرب فرصة فريدة لمراقبة كيفية تنفيذ المهام الوظيفية في بيئة واقعية.
• التظليل الوظيفي أو الملاحظة. التظليل هو عندما يرافق الموظف الجديد زميل عمل ذو خبرة خلال فترة التدريب ليرى كيف ينظم زميل العمل يومه ويؤدي وظائف العمل العادية. ولا يشارك المتدرب عادة في واجبات العمل؛ بل هدفهم هو الاستماع والتعلم.
• التناوب الوظيفي / المهام الممتدة. إنهم يضعون الأفراد من المنصب السابق ومنطقة واحدة في المنظمة في دور وظيفي مختلف لفترة زمنية محددة. قد يتم تعيين زميل أو مرشد للمشاركين في التناوب الوظيفي لإرشادهم.
• التعلم الإلكتروني. تتيح تقنيات التعلم الحالية للمؤسسات تدريب موظفيها عبر الإنترنت. العناصر الأساسية للتعليم الإلكتروني هي وحدات تدريب موجزة ومركزة يمكن دمجها في برنامج التدريب أثناء العمل (OJT) ويمكن الوصول إليها كجزء من روتين التدريب اليومي.

تتطلب بعض المهام مشاركة نشطة، بينما يركز البعض الآخر على بناء المعرفة. لدعم الأنواع المختلفة من المهام، ستحتاج إلى تصميم منهج تعليمي مدمج.

إليك مثال على خطة التدريب أثناء العمل لفني إصلاح الأجهزة:

بمجرد الانتهاء من وضع خطة التعلم المدمجة الخاصة بك، فقد حان الوقت لتحديد الأدوات والموارد اللازمة لتطوير برنامجك.

الخطوة 3: حدد أدواتك ومواردك

يتطلب التدريب أثناء العمل (OJT) المختلط مجموعة من الموارد، مثل الأشخاص والبرامج والمستندات والأدوات وما إلى ذلك. خذ الوقت الكافي لتحديد الموارد التي تحتاجها لتنفيذ استراتيجية التدريب الوظيفي الخاصة بك! إذا تجاهلت هذا الجزء من العملية، فلن يكون لديك التفاصيل اللازمة لإنشاء المواد التعليمية المناسبة.

يقترح المخطط أدناه أنواع الأدوات والموارد اللازمة لمهام تدريب فني إصلاح الأجهزة.

هل لاحظت وجود أداة تدريب واحدة مشتركة بين كل طرق تدريب؟ أداة الدعم الأكثر أهمية لنجاح التدريب هي نظام إدارة التعلم أو LMS. إنه “مركزك الشامل” لإدارة وتتبع نتائج التعلم.

يسمح لك نظام إدارة التعلم (LMS) القوي بتحميل أي نوع من المواد التعليمية بسرعة، بما في ذلك العروض التقديمية والمستندات ومقاطع الفيديو ودورات SCORM. بمجرد تحميل المحتوى، يمكنك دعوة الموظفين إلى نظام إدارة التعلم (LMS)، وتعيين الدورات التدريبية. على سبيل المثال، يحتوي iSpring Learn أيضًا على تقويم لتسهيل جدولة الأحداث غير المتصلة بالإنترنت كما يرتبط بالزووم Zoom لاستضافة الاجتماعات عبر الإنترنت.

إذا كنت تنوي عمل تدريبًا عبر الإنترنت وتنشئ مواد تعليمية إلكترونية داخل الشركة (سنتناول هذا الأمر بمزيد من التفاصيل في القسم التالي)، فستحتاج إلى أداة تأليف الدورة التدريبية. على سبيل المثال، يمكنك استخدام iSpring Suite لإنشاء وحدات تعليمية إلكترونية قوية ومحاضرات فيديو وتسجيلات الشاشة ولعب الأدوار والتقييمات التفاعلية حول أي موضوع تدريبي. سيتم نشر كل المحتوى الذي تقوم بإنشائه باستخدام iSpring Suite بشكل مثالي في iSpring Learn LMS.

الخطوة 4: مواد التصميم

من المحتمل أن يكون لديك بالفعل أدلة وإجراءات تشغيل موحدة ومستندات أخرى، أو على الأقل تعرف كيفية تجميعها. لذلك سنركز على تصميم دورات تعليمية إلكترونية تفاعلية بمستويات أعلى بعدة مستويات. فهي أداة تعليمية قوية يمكن أن تساعدك بشكل كبير على زيادة مشاركة المتعلمين وتحفيزهم والاحتفاظ بالمعرفة.

عندما يتعلق الأمر بتطوير الدورة التدريبية، لديك ثلاثة خيارات أساسية:

1. يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لإنشاء المحتوى من مورد خارجي. أكبر ميزة للاستعانة بمصادر خارجية هي أنها يمكن أن تساعدك على “البدء” في مشروعك بسرعة. عادةً ما يكون لدى المورد الخارجي مجموعة من مطوري التصميم التعليمي والرسومات والوسائط المتعددة الذين يمكنهم إنشاء أي نوع من المحتوى التعليمي. إذا اخترت طريق الاستعانة بمصادر خارجية، فتأكد من استثمار الوقت والمال فيه! إن الاستعانة بمصادر خارجية هي الطريقة الأكثر تكلفة لتطوير المحتوى، ويمكنك أن تتوقع أن تتغير أسعار المورد الخارجي الخاص بك، بناءً على نوع مهارات التصميم التي تحتاجها.
2. يمكنك شراء البرامج التعليمية الموجودة جاهزة للاستخدام. من المؤكد أن شراء المحتوى الحالي سيسمح لك بإعداد منهج دراسي في وقت أقل مما لو قررت إنشائه داخل الشركة، كما أنه أقل تكلفة بكثير من الاستعانة بمصادر خارجية. قد تحتوي البرامج التعليمية ذات السمعة الطيبة على معلومات دقيقة وحديثة؛ ومع ذلك، يجب أن تتوقع أن يقدم تجربة مستخدم عامة إلى حد ما. لن يشتمل المحتوى الجاهز على أي لمسات مخصصة أو علامة تجارية شخصية ما لم تدفع مبلغًا إضافيًا مقابل هذه الخدمات. بالإضافة إلى ذلك، من الصعب العثور على دورات تدريبية جاهزة لمجال عمل متخصص.
3. يمكنك إنشاء المحتوى داخليًا. قد يكون إنشاء المحتوى التعليمي الخاص بك داخل الشركة خيارًا أفضل بالنسبة لك لأنه الحل الأكثر فعالية من حيث التكلفة والعملية. يتيح لك إنشاء المنهج الدراسي الخاص بك الاستفادة من خبرات القادة والموظفين الأكثر خبرة لديك والذين لديهم فهم عميق لثقافة الشركة، حتى تتمكن من تخصيص أفضل حلول التعلم. كما أنه يمنحك الملكية الكاملة للمواد، لذا فإن التعديلات والتحديثات لن تتطلب أي نفقات إضافية بالدولار.

عند تطوير المحتوى داخليًا، تذكر أن iSpring Suite يمكنه أيضًا تحويل المستندات مثل إجراءات التشغيل القياسية وأدلة المستخدم بتنسيق PDF أو عروض PowerPoint التقديمية إلى مكتبة افتراضية للموارد للمتعلمين. تسمح لك مجموعة الأدوات أيضًا بإنشاء محتوى متوافق مع القسم 508 وWCAG للأشخاص ذوي الإعاقة.

يمكنك تجربة iSpring Suite مجانًا لتطوير المواد التعليمية الخاصة بك.

الخطوة 5: تحديد الأشخاص وإعدادهم

تأكد من تشكيل فريقك من المدربين والموجهين والموظفين ذوي الخبرة والمعرفة أثناء مراحل التخطيط لبرنامجك. اجعل المدربين يدركون أن التدريب أثناء العمل سيكون عملية مدروسة ومنهجية، وليس جهدًا “يطير بسرعة”.

يجب أن يتمتع فريق الدعم الخاص بك بالخبرة اللازمة لفحص جودة المواد التدريبية الخاصة بك للتأكد من دقتها. عند اكتمال المحتوى، قم بعقد سلسلة من جلسات تدريب المدرب (المعروفة أيضًا باسم “جلسات “T3) للتأكد من فهم الجميع لكيفية تنفيذ كل مهمة أو نشاط. بمجرد أن يصبح فريقك جاهزًا، فقد حان الوقت لتحميل المحتوى وإجراء تجربة تجريبية وإطلاق برنامجك التدريبي.

الخطوة 6: تقييم النتائج وتحسينها

بعد فترة الإطلاق الأولية، ستحتاج إلى مراجعة نتائج برنامجك التدريبي. عادةً ما يقوم متخصصو التعلم بمراقبة النتائج المستندة إلى التعلم والأداء للمتدربين على فترات زمنية مدتها 30 و60 و90 يومًا. يمكن للتقييمات طويلة المدى بعد 6 أشهر وسنة واحدة من إكمال التدريب أن تعطي مؤشرًا حقيقيًا لمدى احتفاظ المتدربين بتدريبهم واستخدامه على أساس يومي.

إذا كنت تستخدم نظام إدارة التعلم (LMS)، فيمكنك مراقبة تقدم التعلم على المستوى الفردي ومستوى الفريق بمساعدة تقارير نظام إدارة التعلم (LMS).

خاتمة

تتجاوز فوائد التدريب أثناء العمل أكثرمن تدريب الموظفين الجدد. يشير البرنامج المصمم جيدًا إلى التزام مؤسستك بالتعلم، مما قد يساعدك على جذب أفضل الموظفين الجدد والاحتفاظ بهم. يمنح التدريب أيضًا الموظفين ذوي الأداء العالي الفرصة لتوجيه وتوجيه زملائهم الجدد في العمل. بالتوازي مع منهج التوظيف الجديد الموجود لديك، يمكن للتدريب أثناء العمل التأكد من أن المتدربين لديك يشعرون بالتقدير والتحفيز لتحقيق النجاح طوال حياتهم المهنية في مؤسستك.

إذا كانت لديك أي أسئلة أو اقتراحات حول ما يجعل التدريب أثناء العمل رائعًا، يسعدنا أن نسمع تعليقاتك أدناه.